De vakantietijd breekt weer aan en veel mensen zijn de komende tijd niet bereikbaar. Jij ook? Zorg er dan voor dat de afwezigheidsmelding in jouw e-mailprogramma net zo lezersgericht is als je andere teksten. Lees hier hoe dat moet.

Tip 1 Begroet je lezer ook in je afwezigheidsmelding

Een gewone brief begin je ook niet door met de deur in huis te vallen. Een aardige begroeting is dus belangrijk. Laatst las ik in de instructie bij een groot bedrijf dat je moet beginnen met ‘beste mailer’. Ik ben daar geen voorstander van. Op het moment dat degene die u gemaild heeft, uw afwezigheidsmelding krijgt, is hij namelijk geen mailer meer maar lezer. Zeg dus liever ‘beste lezer’. Of ‘beste relatie’ of net wat het beste bij jouw onderneming past.

Tip 2 Het gaat niet om jou

Fijn dat jij op vakantie bent maar jouw klant of collega denkt alleen maar ‘O jee, wie gaat mij nu helpen?’ Zorg ervoor dat er in je afwezigheidsmelding dus duidelijk naar voren komt hoe jouw klant wel geholpen wordt en door wie.

Tip 3 Bied service en alternatieven

Deze tip sluit goed aan bij de vorige. Hoe vaak lees je niet: ‘Voor dringende vragen neem je contact op met collega X’? Je schrikt je klant hiermee af. Jouw klant leest dit als: ‘Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg dus waag het niet om hem te benaderen om niks.’ Zeg liever dat ‘collega X je graag verder helpt’. Vergeet ook niet om de contactgegevens van jou collega op te nemen. En natuurlijk schrijf je ook wanneer je er weer wel bent.

Tip 4 Ik hoef niet te weten wat je aan het doen bent

Dat is geen desinteresse maar de meeste klanten zitten niet direct te wachten op de reden van jouw afwezigheid. Vermeld dus niet dat je ‘geniet van een welverdiende vakantie’ of ‘op fietstocht bent in de Andes’.

Tip 5 Schrijf zo positief mogelijk

Vergelijk deze twee zinnen eens:

  • Ik ben afwezig tot 5 augustus. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.
  • Op maandag 5 augustus ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt.

De laatste is toch een stuk klantvriendelijker. Breng dus ook wat vitamine R aan in je afwezigheidsmelding.

Tip 6 Vergeet de afwezigheidsmelding niet uit te zetten

Dat lijkt een dooddoener maar het staat slordig en niet professioneel als je iemand op bijvoorbeeld 8 juli mailt en dan een melding krijgt dat hij tot 4 juli vakantie heeft.

Bonustip

Het lijkt misschien een dooddoener maar vermijd ook spelfouten en schrijf in correct Nederlands. Je klanten beoordelen je er echt op. Lees dat maar eens in dit artikel.

Fijne vakantie!

Volg mij ook op social media!

Schrijf een reactie