Leestijd: 3 minuten

Als ik bij een klant een schrijftraining geef, dan komen meestal al vrij snel in de training de grootste e-mailergernissen aan de orde. Daarom geef ik je vandaag wat tips over hoe je van e-mailergernissen naar e-mailetiquette kunt komen.

E-mail is een a-synchroon medium

In normaal Nederlands: jij verstuurt iets en de ontvanger reageert daar later op op het moment dat hij of zij zelf kiest (binnen 24 uur is overigens wel gebruikelijk). Ga dus niet meteen nadat je een mailtje hebt verstuurd de ontvanger appen met de melding dat hij mail heeft. Als het zo urgent is, kun je beter persoonlijk langsgaan of de telefoon pakken.

Geen of onduidelijke onderwerpregel

Ik heb dus serieus een klant die nooit de onderwerpregel vult in zijn e-mails. En dat vind ik superirritant. Toegegeven: de mail valt dan wel op in je mailbox maar het wekt bij mij vooral irritatie op.

Vermeld daarom in de onderwerpregel altijd het doel wat je wilt bereiken en het liefst ook nog welke actie de ander moet ondernemen. Denk aan iets als:

Ter info: de vrijdagmiddagborrel is deze week pas om 17.00 uur ipv om 16.00 uur.

Vergeten een bijlage toe te voegen

Hoe vaak ik geen mailtjes krijg met daarin de tekst: ‘Maar nu wel met bijlage’. Zucht. Als je een bijlage meestuurt, zorg er dan ook voor dat ie er bij zit.

Verkeerd gebruik van de ‘Aan-regel’ en de ‘cc-functie’

Denk goed na over aan wie je de mail stuurt. Ik heb vaak genoeg meegemaakt dat ik bijvoorbeeld in de cc vermeld werd en dat mij later gevraagd werd of ik de ene actie al gedaan had. De cc is ter info en mensen van wie je een actie verwacht zet je in de aan-regel. Beperk overigens wel de hoeveelheid mensen in de aan-regel. Weet je niet precies aan wie je iets moet mailen? Zoek dat dan eerst uit in plaats van lukraak 3 afdelingen te mailen in de hoop dat iemand jouw vraag wel oppikt.

Politiek gebruik van de cc of bcc

Deze verdient nog wel een aparte vermelding. Zeker in de tijd dat ik leidinggevende was, ontving ik ze vaak: mails waarin ik in de cc vermeld was om ‘politieke’ redenen. Dan mailde de ene collega de andere met een verzoek en werd ik als leidinggevende in de cc genoemd om toch vooral te laten zien dat collega x toch wel erg proactief was.

Of als stok achter de deur zodat collega y toch zeker wel zou reageren nu de leidinggevende ook van de mailwisseling wist. Flauw. Gebruik de cc alleen als het zinvol is als iemand ergens van op de hoogte is.

Ellenlange mails zonder duidelijk doel

Kort en bondig gaat ook op voor e-mails. Schrijf in piramidevorm waarmee ik bedoel dat je de belangrijkste boodschap eerst behandelt. Maak gebruik van tussenkopjes en schrijf in ‘verzorgde spreektaal’ waardoor je je lezer helpt om jouw mail beter te kunnen scannen.

Vermijd lange ‘threads’

Probeer je met een groep mensen een vergadering te plannen en ben je al 30 x op en neer aan het mailen? Dan ben je niet efficiënt bezig. Je had die meeting al lang en breed achter de rug kunnen hebben in de tijd die je besteed hebt aan het mailen.

Probeer ook het ‘reply to all’ te vermijden. Vraagt de verzender van de mail iets aan een groep ontvangers dan is het lang niet altijd nodig dat alle ontvangers jouw antwoord lezen. Ga daar bewust mee om.

Gebruik geen clickbait in de onderwerpregel

Die moet ik even uitleggen. Ja, een onderwerpregel mag de aandacht trekken. En zoals ik hierboven al zei is het zeker handig als daar al een doel of gewenste actie in staat. Maar schrijf niet ‘Ik heb je hulp NU nodig!’ als je je collega’s wilt vragen om de sponsorloop van je neefje te sponsoren. Daar scoor je geen punten mee.

Zorg voor een nette aanhef en afsluiting

Begroet mensen gewoon zelfs al zeg je maar ‘beste collega’ en sluit op een correcte manier af. Toen mijn opticien me laatst mailde om te laten weten dat mijn bril klaar was, sloot hij het bericht af met ‘Liefs’. Ik vind een ‘Met vriendelijke groet’ toch iets meer op zijn plaats hier.

Heb jij nog dingen waar je je aan ergert in mailwisselingen? Deel ze gerust!

Volg mij ook op social media!

Schrijf een reactie