In iedere training klantgericht schrijven en in ieder gesprek dat ik met een klant voer, gebeurt hetzelfde. Ik kan er bijna de klok op gelijk zetten.

Ik sta een vlammend betoog te houden over begrijpelijk, helder, modern taalgebruik in klantcommunicatie en vroeg of laat (meestal vroeg trouwens) steekt er wel iemand zijn hand op:

‘Ja maar wij hebben wel te maken met juristen/verzekeraars/ambtenaren/advocaten ……. en die schrijven zelf ook niet in normaal Nederlands.’

Een praktijkvoorbeeld

Als ik een training klantgericht schrijven geef of met een klant praat over hoe hij zelf klantgerichter kan gaan schrijven, probeer ik eerst te definiëren wat dat dan is: klantgericht schrjiven. Meestal doe ik dat aan de hand van voorbeelden want dan gaat het het beste leven.

Als ik zeg dat ik zelf eens de volgende tekst moest gebruiken, wordt er vaak hard gelachen. ‘Ja dat snapt toch iedereen dat je zo niet schrijft.’

Wellicht ten overvloede delen wij u mede dat wij deze offerte gestand doen onder de volgende ons convenierende voorwaarden.

In begrijpelijk, eigentijds Nederlands:

Deze offerte geldt alleen als u aan de volgende voorwaarden voldoet.

En de freak in mij zou hem afhankelijk van de context zelfs nog wat klantgerichter maken. Maar oke, het gaat even om het voorbeeld.

Voel je hem? Hierin zal niemand ontkennen dat de tweede optie beter leesbaar is dan de eerste (ik daag je uit).

Maar dan ga ik eigen brieven, e-mails, rapportages en beleidsstukken behandelen van de deelnemers of de klant in kwestie.

En dan stuit ik op:

  • met betrekking tot/naar aanleiding van en nog een hele rits voorzetseluitdrukkingen
  • tevens
  • heden
  • wij verzoeken u
  • conform uw schrijven
  • d.d.
  • vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben
  • omtrent
  • etc.

Zodra ik suggereer dat er zelfs op woordniveau of zinsniveau al veel winst te behalen valt, komt het argument: “Maar dat kun je toch niet maken als je schrijft naar juristen, ambtenaren, advocaten, verzekeraars of welke hooggeachte beroepsgroep dan ook? Wij zijn wel een professionele organisatie en dus willen we ook zakelijk overkomen.’

Prima! Geweldig! Maar het kan allebei. Je kunt én professioneel en zakelijk zijn én duidelijk en modern schrijven.

Natuurlijk schiet je hierin niet door. Want modern heeft ook zijn grenzen. Kijk maar naar het volgende voorbeeld.

Stel je voor dat je een organisatie bent die maatschappelijke evenementen organiseert. Om die evenementen te kunnen organiseren heb je subsidie nodig en voor de subsidieaanvraag moet je een mail sturen aan een ambtenaar.

Wat je niet schrijft:

Joh, wij hebben geen doekoe’s om voor die event te lappen. Geef ons ff die subsidie maat.

Dit zal iedereen logisch vinden (hoop ik toch).

Maar wat je ook niet schrijft:

Het ontbreekt ons aan financiele middelen om voornoemd evenement te financieren. Derhalve doen wij een beroep op subsidie welke wij u verzoeken toe te kennen.

Dit soort zinsconstructies kom ik dus dagelijks tegen.

Hoe kan het dan wel?

Vindt u dit evenement ook zo’n goed idee voor deze wijk? Dan ontvangen wij graag subsidie. U helpt er ons en alle wijkbewoners mee.

We houden elkaar in een kramp

Die juristen, ambtenaren, verzekeraars, notarissen etc. voor wie wij zogenaamd zo ons best doen om ‘correct’ te schrijven, zijn ook maar gewone mensen. Met hetzelfde soort brein als het jouwe. Een brein dat (bewezen!) beter reageert op een eenvoudiger woord als ‘over’ als synoniem voor ‘omtrent’.

Maar omdat we allemaal het vreemde idee hebben dat we pas zakelijk en professioneel communiceren als we moeilijke woorden of hoogdravende taal gebruiken, houden we elkaar gevangen.

Waar begin je?

Waarschijnlijk ben jij ook al jarenlang gewend aan een te hoog taalniveau. En dat buig je niet van de ene op de andere dag om. Begin dan gewoon eens met wat eenvoudige zinnetjes of woorden. Ik geef je een paar voorbeelden.

  • Naar aanleiding van u schrijven d.d. 18 januari, bericht ik u als volgt ….
  • U stuurde mij een mail op 18 januari. Daar reageer ik graag op.

Of, op woordniveau:

  • thans wordt nu
  • omtrent wordt over
  • heden wordt vandaag
  • d.d. laat je gewoon weg
  • verzoeken wordt vragen

En zo kan ik natuurlijk nog uren doorgaan.

Probeer het gewoon eens uit. Ik durf te wedden dat zélfs die juristen, ambtenaren of verzekeraars het op prijs stellen.

O ja, ben jij nou een ambtenaar of jurist die erop staat om wel in ambtelijke taal aangesproken te worden, laat het dan vooral even weten.

Uitgelichte foto: Jason Leung via Unsplash.

Volg mij ook op social media!

Schrijf een reactie