Ja, ik weet het. Anno 2019 de discussie voeren over digitaal of op papier plannen lijkt wel de goden verzoeken. Toch zie ik om mij heen veel mensen met die vraag worstelen. En zelf heb ik ook nog altijd periodes dat ik zweer bij digitaal plannen maar soms ook een papieren agenda zo handig vind.
In dit artikel beschrijf ik wat voor- en nadelen van het plannen en organiseren op de digitale manier en op papier.
Let wel: als ik het over plannen en organiseren heb, dan heb ik het dus over het noteren van je afspraken en het maken van bijvoorbeeld takenlijsten of projectplanningen.
Agenda: digitaal of op papier?
Wie mij volgt weet dat ik het laatst het boek GRIP van Rick Pastoor las. Daarin beschrijft hij zijn ideale werkmethode. De eerste stap in zijn methode is je agenda leidend te laten zijn voor je werkweek. Pastoor pleit voor het gebruik van een digitale agenda. En ja, dat heeft zeker voordelen:
- je hebt overal toegang tot je informatie
- je hebt je agenda ook meestal wel bij je
- afspraken kun je automatisch laten syncen met andere apparaten
- een afspraak verplaatsen gaat makkelijker dan dat je moet gummen of strepen op papier
- je kunt je agenda makkelijk delen met anderen
- als je de locatie invoert van je afspraak, kun je er ook via Maps bijvoorbeeld makkelijk naar toe navigeren.
- je kunt herinneringen instellen
- door tags of categorieen in te stellen kun je afspraken filteren of rubriceren.
Je ziet; er zitten veel voordelen aan een digitale agenda.
Persoonlijk gebruik ik ook een digitale agenda
Mijn agenda is een Google Agenda. Of eigenlijk moet ik zeggen agenda’s in meervoud want ik heb niet alleen een persoonlijke agenda maar ook een gezamenlijke agenda met JW. Daarnaast heb ik nog abonnementen op agenda’s. Zo zie ik wanneer mijn voetbalclub speelt of wanneer bepaalde feestdagen zijn zonder dat ik die zelf in hoef te vullen.
En toch is er een ‘maar’: de papieren agenda
Er zijn periodes in mijn leven dat ik ineens weer graag op papier wil plannen. Soms vind ik een papieren agenda net iets meer overzicht geven. Maar het meest wil ik dat omdat een papieren agenda meer mijn leven weerspiegelt. Zo schrijf ik in periodes dat ik op papier plan bijvoorbeeld niet alleen mijn afspraken op maar noteer ik op de dagen ook andere dingen. Wat we aten, hoe het weer was, uitspraken van Kiki, of andere bijzondere dingen die die dag gebeurd zijn buiten de afspraken om.
En als ik dan periodiek door zo’n papieren agenda blader en terugkijk, doe ik altijd meer inzichten op dan als ik alleen een digitale agenda gebruik. Je ziet verbanden of patronen, verbaast je over een bepaalde ontwikkeling die je hebt doorgemaakt of krijgt een glimlach op je gezicht als je een dagboekachtige notitie terugleest.
Dat is dus weer een voordeel van op papier plannen.
Taken organiseren: digitaal of op papier?
Met taken organiseren doel ik op alles wat geen afspraken zijn. Afspraken die op een bepaalde dag of tijd plaatsvinden, zet ik mijn agenda. Maar dingen die gedaan moeten worden komen op mijn takenlijst. Daar kan uiteraard ook wel een datum aanhangen omdat een bepaalde taak een deadline heeft, maar toch komen ze op mijn takenlijst. In feite is mijn takenlijst precies zoals Rick Pastoor het ook beschrijft mijn externe geheugen.
Mijn taken organiseer ik digitaal
Misschien herinner je je nog dat ik al eens uitgebreid over de app Wunderlist heb geschreven. Daarin organiseer ik namelijk al mijn taken.
Je kunt het zo gek niet bedenken of het komt in Wunderlist: boodschappen die gedaan moeten worden, artikelen die ik wil schrijven, paklijsten voor de vakantie, menuplanningen etc.
Het voordeel van een digitale takenlijst is dat taken makkelijk te organiseren zijn in aparte lijsten, categorieën of tags. Ik zou gek worden als ik een papieren to-dolijst had waar ‘brood kopen’ op de regel onder ‘artikel schrijven over plannen en organiseren’ zou staan. En om dan weer verschillende papieren lijstjes te maken ….
Het voordeel van een digitale app is ook het synchroniseren, het kunnen filteren op deadline en het kunnen toewijzen van taken aan een ander. Nu gebruik ik toevallig graag Wunderlist maar zo zijn er natuurlijk legio apps te vinden, de een nog uitgebreider dan de ander.
Per saldo vind ik dat deze methode voor mij het beste werkt. Samenvattend werk ik dus voornamelijk digitaal met af een toe een periode dat ik liever een papieren agenda heb omwille van de mogelijkheid om een soort dagboekfunctie te hebben.
Hoe plan en organiseer jij zelf het liefste? Alles op papier, alles digitaal of kies je voor een tussenvorm?
Volg mij ook op social media!
Reageren staat uit.